知識平台相關文件 文件 專案執行的困擾與解決關鍵
作者: 系統管理者 (05-25 15:25) 發表討論 列印 詳細資料
本文將以執行面的角度(專案經理或執行人員) 分析專案管理的困擾與解決關鍵
並透過具體導入的階段與模式,協助您將專案做的又快又好。

如果對以下的內容有任何的想法,歡迎透過 "發表討論" 分享彼此的經驗
若您對導入有興趣,我們公司將可以協助評估與導入,不成功免費!!
XMS 上執行專案的步驟請參考 [SOP - 專案執行]

•專案執行的困擾
幾乎每個專案在執行時都會面臨以下幾個問題
    1. 工作追蹤: 如無法在期限內完成,甚至遺漏
    2. 品質不如預期: 雖然執行前似乎達成共識 (或許是誤解),導致結果常常不如預期
    3. 經驗傳承: 處理問題的技巧、經驗無法傳承,這也是為什麼人才是公司最重要的資本

如果專案管理的導入可以解決以上的問題,將可協助您專案執行的又快又好
且過程中又可以將寶貴的經驗數位化,無形中完成公司內知識管理的目標。

•解決困擾的三大關鍵
經過多年的專案開發經驗,我們發現,只要能確實執行以下步驟,即可順利解決以上問題
    1. 寫記錄
        紀錄是關鍵,甚至可以幫助您更了解問題與工作的性質,因為是經過思考後具體的呈現
        雖然寫紀錄很浪費時間,但似乎每個人都有此習慣,只是記在哪裡而已
        如筆記本、email、公司電腦、個人電腦、excel ...
        但卻面臨找不到與無法追蹤的窘境,甚至造成困擾 (如數千封的 email 要刪除也不是、雖然保留卻又找不到 ...)
    2. 分享
        前面提過,結果不如預期的現象常發生在溝通上與執行時的認知落差
        如果有適當的工作、處理記錄分享機制,將可以有效減少此一問題的發生
        例如,當指定工作時,主管可以透過工作內容的描述在第一時間發現認知的落差
        而工作完成的的簡單紀錄,更可以發現問題的處理方法是否正確
        而由於紀錄的分享、很多問題的處理方式都可以透過 搜尋 的方式
        找到過去的處理方法 (經驗),甚至找到適當的人協助解決此問題
    3. 追蹤
        適當的提醒 (如 email) 、追蹤 (如 逾期的工作、excel 週報、月報等) 、工作紀錄 (主管或個人得知目前的處理狀況)
        將可以有效解決專案執行時的追蹤與品管的問題

•專案執行的建議步驟
雖然我們可以很清楚地了解專案執行的困境與解決方法,但不代表就會成功
畢竟,是 "人" 在專案執行,如何符合人性、有步驟有階段的落實才是關鍵
以下是我們所提出的參考步驟
    1. 建立寫記錄的習慣 (1 weeks)
        第一階段由 "主管" 幫成員指派工作,且完成期限以一兩天為主,並要求完成時寫一兩行的處理記錄
        方便隔天就可以詢問該成員是否完成工作,通常成員都不會上網填寫紀錄,並希望口頭說明
        這時主管可以應用ㄧ些技巧來協助其撰寫紀錄,例如,請他先寫上去,晚上再瀏覽
    2. 引導寫紀錄的技巧 (1 weeks)
        通常,一開始寫紀錄都會採取流水帳的方式,寫很多
        除了浪費時間外,也缺乏重點、甚至模糊真正的重點
        這時候主管可以協助寫紀錄的方式
        建議採取條列式的模式,且以簡短、摘要為主
        好處是一目暸然。
    3. 建立描述工作內容的能力 (2 weeks)
        第二階段改為成員自行描述工作內容,這點非常重要
        因為透過 精準的描述 可以幫助成員更了解工作或問題的內容
        可有效解決品質不如預期的問題。
        因此,主管在這個階段可以協助成員如何描述工作的內容與紀錄
        並採取條列式的模式,讓內容更清晰。
    4. 定期檢視、整理工作
         要求成員不定期的重新整理工作項目,這是專案執行非常關鍵的步驟
         不僅可以讓工作在執行上有條不紊,更透過不定期的檢視,隨時追蹤工作的進行

XMS 上執行專案的步驟請參考 [SOP - 專案執行]